راهنماي سيستم








 

راهنماي سيستم ارسال محموله سازندگان

 

 

 


اين راهنما شامل روش كامل استفاده از سيستم ارسال محموله سازندگان مي باشد كه شامل موضوعات زير است :

 

1-     سيستم اطلاعيه ارسال محموله

2-     سيستم كارتابل ارسال محموله

3-       سيستم صدور گواهي مرغوبيت بازرسين

 

4-  معرفي سيستم به صورت كلي

 

 



 

 

 

 

 

 


1-     سيستم اطلاعيه ارسال محموله :

 

اين سيستم براي اعلام محموله ارسالي در ساختار درختي اينترانت در شاخه " سيستم ارسال محموله " وجود دارد :
     
(مطابق شكل)

 

 

 



پس از انتخاب اين گزينه به طور كلي مراحل زير بايد انجام پذيرد :

 

الف – ورود اطلاعات پايه

ب   – انتخاب قطعات قابل ارسال

ج    – ورود تعداد ارسال ، نوع پالت و تعداد پالت

د    – ثبت نهايي

 

 

 

 

 


الف – ورود اطلاعات پايه :

 

 

پس از انتخاب گزينه ( ارسال محموله ) پنجره زير به نمايش داده مي شود كه شامل اطلاعات پايه فرم ارسال محموله مي باشد .  (مطابق شكل)

 

 

توجه :

-     اطلاعات فوق را با دقت تكميل نماييد و توجه داشته باشيد كه همزمان با تكميل اين فرم ، فرم اظهار نامه پالت نيز صادر مي گردد .

-         تاريخ ارسال محموله نبايد از 3 روز آينده بيشتر باشد .

-     چنانچه ارسال محموله براي سازه گستر سايپا صورت ميگيرد ، نوع سفارش بر حسب اينكه قرارداي يا درخواست خريد مي باشد نيز بايد مشخص گردد .

-         نوع محموله نيز بيانگر " توليد انبوه " يا " يك روز خط "  مي باشد.

-     چنانچه تمايل داريد تا هنگام نمايش ليست قطعات " مانده به روز" و يا " ارسالي هاي تحويل نشده " را همزمان مشاهده نماييد ، دو آيتم مذكور را تيك بزنيد .

 

نكته بسيار مهم :

               محاسبه مانده به روز هر  قطعه بر حسب تاريخ تحويل انجام مي گيرد بنابراين به تاريخ روز تحويل قطعه در محل مشتري حتما توجه نماييد .

 

پس از تكميل فرم دكمه ليست قطعات را كليك نماييد تا وارد مرحله بعدي شويد .

 

 

 

 


   

ب – انتخاب قطعات قابل ارسال :

             
با فشردن دكمه  " ليست قطعات "  پنجره قطعات قابل ارسال كه داراي مانده سفارش مي باشد ، ظاهر مي گردد و قطعات مورد نظر  را انتخاب نماييد .  (مطابق شكل)

 

 

 

توجه :

-     بر اساس تعريف ليست قطعات رنگي توسط مشتري پرچم هاي رنگي در جلوي قطعات مشاهده مي شود كه براي ارسال بايد توجه داشت كه قطعات رنگي زرد و قرمز نياز به Test Report  دارد .

-         هنگام انتخاب قطعات حتما بايد از يك رنگ در ليست انتخاب باشند. (فقط سبز يا فقط قرمز يا ...‌)

-         تعداد انتخاب نبايد بيشتر از 5 قطعه  باشد.

-     در آخرين ستون ليست قطعاتي كه در بحران قراردارد نيز نمايش داده شده است . اين قطعات در 2 روز گذشته در بحران بوده است

-     چنانچه قطعه اي داراي مانده به روز صفر يا ارسالي هاي تحويل نشده مساوي و يا بيشتر از مانده به روز باشد ، كادر انتخاب آن خاموش مي باشد و قابل انتخاب نيست .

-     براي آگاهي از اطلاعات سفارش هر قطعه در ليست فوق فقط كافي است بر روي شماره فني كليك نماييد تا در صفحه ديگري آن اطلاعات به نمايش درآيد.

 

پس از انتخاب قطعات دكمه ورود اطلاعات را كليك نماييد تا وارد مرحله بعدي شويد .

 

 

 

 

 


ج – ورود تعداد ارسال ، نوع پالت و تعداد پالت :

 

در اين مرحل پنجره ورود اطلاعات جزئيات محموله باز مي شود تا تعداد ارسالي و نوع و تعداد پالت براي قطعات انتخاب شده وارد شود . (مطابق شكل)

 

 

 

توجه :

    - ستون " ارسالي هاي در حال تنظيم " دلالت بر اين دارد كه از قبل محموله اي شامل همان قطعه ارسال گرديده است ولي هنوز تحويل داده نشده است .

            - تعداد ارسالي نبايد از تفاضل مانده به روز و تعداد ارسالي تحويل نشده بيشتر باشد .

            - اگر آن (قطعه – سازنده) مشمول طرح بسته بندي مي باشد ، حتما تعداد ارسالي بايد مضربي از تعداد در جعبه و يا مضربي از تعداد در پالت باشد .

 

 

 


د    – ثبت نهايي :


پس از تكميل اطلاعات فوق با توجه به رعايت قوانين فوق دكمه ثبت نهايي را كليك نماييد . در نهايت سيستم با ثبت اطلاعات وارد شده پيام زير را نمايش مي دهد .
(مطابق شكل)



اين پيغام حاكي از اين است كه محموله با شماره رسيد موقت مذكور ثبت گرديده است و همانطور كه قبلا ذكر شد همزمان فرم اظهار نامه پالت نيز صادر گرديده كه شماره آن در پيغام فوق نيز اعلام شده است .بدين ترتيب سازنده ديگر نياز به صدور فرم اظهار نامه  از طريق سيستم مديريت پالت ندارد .

 

 

 

 

 


   

 

 

2-     سيستم كارتابل ارسال محموله :

 

اين سيستم كاربر را قادر مي سازد  تا بتواند كليه ارسالي هاي خود را به دو صورت دسته بندي شده زير مشاهده نمايد :

            الف – ليست محموله هاي اعلام شده فاقد تاييد بازرس

            ب   – ليست محموله هاي داراي تائيديه بازرس

براي دسترسي به اين سيستم مي بايست از ساختار درختي اينترانت شاخه                     را انتخاب نماييد . (مطابق شكل)

 

 

 

 

با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز مي شود كه فيلتر بر اساس موارد مختلف امكان پذير است . از جمله فيلتر بر اساس " تاييد شده " يا " تاييد نشده " محموله ارسالي توسط بازرس مي باشد : (مطابق شكل)

 

 

بنابر نوع گزارش بر اساس تاييد شده يا تاييد نشده توسط بازرس پنجره اي باز مي شود كه داراي امكانات متفاوت مي باشد .

 

 

 

 


الف – ليست محموله هاي اعلام شده فاقد تاييد بازرس

 

در اين حالت كاربر فقط مجاز به ابطال كل محموله و يا قطعات يك محموله مي باشد و امكان چاپ فرم ارسال محموله و يا فرم اظهار نامه پالت را ندارد .

(مطابق شكل)

 

 

 

 

 


ب   – ليست محموله هاي داراي تائيديه بازرس

 

چنانچه فيلتر " بازرسي شده  "  را انتخاب نماييد در آنصورت كليه محموله هايي را كه به تاييد بازرس رسيده است و داراي گواهي مرغوبيت مي باشد را نمايش مي دهد كه در اين صورت امكان چاپ فرم ارسال محموله و فرم اظهار نامه پالت وجود خواهد داشت. (مطابق شكل)

 

 

توجه :

    - از آنجاييكه سفارشات يك روز خط نياز به تاييد بازرس و صدور گواهي مرغوبيت ندارد لذا در اين گزارش ظاهر مي شوند.

 

همانطور كه در بالا اشاره شد از جمله امكانات ديگري كه اين سيستم به كاربر مي دهد عبارتند از:

الف - چاپ فرم ارسال محموله

ب   - چاپ اظهار نامه پالت

ج    - ابطال يك محموله يا قطعات  يك محموله

 

كه اكنون به تشريح روش استفاده از هر يك مي پردازيم .



 

الف - چاپ فرم ارسال محموله :

 

اين امكان فقط زماني فراهم است كه محموله به تاييد بازرس رسيده باشد و محموله داراي گواهي مرغوبيت باشد . لذا با انتخاب آن صفحه چاپ فرم ارسال محموله ظاهر مي شود . (مطابق شكل)

 

 

 

 


ب   - چاپ اظهار نامه پالت :

 

همانطور كه قبلا اشاره شد اين سيستم علاوه بر صدور برگ ارسال محموله ، فرم اظهار نامه پالت را نيز صادر مي كند كه ديگر به اين ترتيب نيازي به صدور مجدد اظهارنامه پالت نمي باشد . اما اين امكان نيز فقط زماني فراهم است كه محموله به تاييد بازرس رسيده باشد و محموله داراي گواهي مرغوبيت باشد . لذا با انتخاب آن صفحه چاپ اظهار نامه پالت  ظاهر مي شود . (مطابق شكل)

 

 

 

 

 


ج    - ابطال يك محموله يا قطعات  يك محموله

 

در صورت حذف يك قطعه از يك محموله مي بايست در ليست محموله هاي ارسالي بر روي آيكن ابطال (سطل زباله) كليك نماييد تا پنجره جزييات محموله به نمايش در آيد .  (مطابق شكل)

 

 

توجه :

-     در صورت انتخاب حذف انتخابي ، ابتدا بايد قطعات مورد نظر را انتخاب نمود و سپس اين كليد را انتخاب نماييد كه در آن صورت آن قطعات از محموله ابطال ميگردد و به صورت خودكار پالت هاي مربوط به آن قطعه و نيز چنانچه آن قطعه داراي گواهي مرغوبيت باشد نيز ابطال مي گردد .

-     در صورت انتخاب حذف كل محموله ، به طور كامل آن محموله با كليه اطلاعاتش باطل مي گردد يعني كليه اطلاعات پايه ، اطلاعات پالت و در صورت داشتن گواهي مرغوبيت ، همگي خودكار حذف خواهد شد.

 

 

 

 

 


3-  سيستم صدور گواهي مرغوبيت بازرسين :

 

پس از اعلام محموله توسط سازنده ، بازرس مربوطه مي بايست بعد از بارسي كامل محموله ، به كارتابل صدور گواهي مرغوبيت  رجوع كرده و در آن محموله مورد نظر را انتخاب نموده و تاييديه بازرسي را صادر نمايد . كارتابل صدور گواهي مرغوبيت در شاخه ...........  در ساختار درختي اينترانت سازه گستر وجود دارد . (مطابق شكل)

 

 

 

 

                                 

با انتخاب اين گزينه كارتابل مربوط به بازرس براي صدور گواهي مرغوبيت ظاهر مي گردد .اما به طور كلي اين كارتابل به  دو منظور مورد استفاده قرار ميگيرد كه عبارتند از :

            الف – كارتابل محموله هاي تاييد نشده

            ب – كارتابل محموله هاي تاييد شده

 

           

 

 

الف – كارتابل محموله هاي تاييد نشده :

            بازرس از اين كارتابل براي صدور گواهي مرغوبيت استفاده مي كند. (مطابق شكل)

 

 

هنگامي كه بازرس وارد اين كارتابل مي شود به صورت پيش فرض تمامي محموله هايي كه هنوز تاييديه بازرسي ندارند به نمايش در خواهد آمد و بازرس مي تواند با كليك بر روي آيكن " صدور گواهي مرغوبيت "  وارد صفحه ديگري شود و در آن صفحه گواهي را صادر نمايد . (مطابق شكل)

 

توجه :

-     در صفحه فوق به صورت پيش فرض تعداد ارسالي در كادر ستون  " تعداد مورد تاييد " قرارداده شده است تا بازرس در صورت تاييد همان تعداد مجبور به ورود اطلاعات نباشد . اما قابل تغيير نيز مي باشد .

-     بازرس حتما مي بايست تمامي ستون ها را تعيين تكليف نمايد و براي اين كار حتما بايد سطرهاي مورد نظر را انتخاب نمايد.

-     شماره گواهي هاي مرغوبيت در سيستم جديد بصورت خودكار توليد مي شود و نيازي به دادن شماره نمي باشد .

-         در  صفحه فوق يكي از چهار حالت زير براي تاييد رخ خواهد داد كه عبارتند از:

الف – تاييد تعداد ارسالي

ب    – مردود نمودن قطعه از محموله

ج    – ابطال نمودن قطعه

لطفا به شرح حالت هاي موجود در تاييد محموله به دقت توجه فرماييد :

 

الف – تاييد تعداد ارسالي  :

در اين حالت بازرس تعداد ارسالي را با همان مقدار ذكر شده و يا كمتر از تعداد (بنا بر بازرسي انجام شده ) تاييد مي نمايد.

            

ج    – مردود نمودن قطعه از محموله :

در اين حالت بازرس قطعه مورد نظر را مردود مي نمايد. براي اين كار بعد از انتخاب دكمه مردود در رديف مورد نظر بايد آيكون مربوط به ثبت مردودي را كليك نمايد.

 

 

بعد از آن فرم ورود اطلاعات مردودي نمايش داده مي شود كه حتما بايد تكميل شود.

 

بعد از وارد نمودن اطلاعات تعداد نمونه ، تعداد معيوبي ، علت مردودي و توضيحات مربوطه كليد مشخصات معيوبي را كليك نماييد تا اطلاعات موقتا ثبت گردد و در جدول نمايش داده شوند.

 

 

اگر دلايل مردودي بيش از يك مورد بود مجددا اطلاعات را وارد نموده و كليد مشخصات معيوبي را كليك نماييد تا اطلاعات موقتا ثبت گرددو در جدول نمايش داده شوند در نهايت كليد ثبت نهايي را كليك نماييد تا مردودي ثبت گرديده و شماره آن برگردانده شود.

 

 

بعد از ثبت نهايي رديف قطعه مربوطه در ليست قطعات ارسال محموله ابطال شده و محموله جديدي با شماره محموله جديد به صورت مردودي ثبت مي گردد تا اگر محموله مورد نظر منجر به صدور مجوز ارفاقي گرديد همان يك رديف از محموله اصلي با مجوز ارسال شود. اگر محموله  فقط داراي يك رديف بود ، همان محموله مردود شده و محموله جديدي ايجاد نمي شود.

با كليك نمودن بازگشت به صفحه اول بر مي گرديم. اگر در همان رديفي كه براي آن مردودي ثبت گرديد دكمه انصراف كليك شود با پيغام خطا مواجه مي گرديد.

 

 

در نهايت بايد كليد ثبت نهايي را كليك نماييد تا باقي رديفها تاييد شوند . اگر براي يك رديف دكمه مردودي انتخاب شده باشد ولي براي آن مردودي ثبت نشده باشد هنگام ثبت نهايي با پيغام خطا مواجه مي گرديد .

 

 

 

 

 

د    – ابطال نمودن قطعه  :

با انتخاب اين گزينه قطعه مورد نظر از محموله حذف مي گردد . اين زماني رخ ميدهد كه بازرس از تعداد قطعات اعلام شده توسط سازنده ، قطعه اي را براي تاييد رويت نكرده باشد و يا به عبارتي آن قطعه براي ارسال آماده نباشد.

 

  

در نهايت پس از تكميل فرم مذكور كليد " ثبت  نهايي " براي ثبت اطلاعات فشرده مي شود كه پيغام " ثبت با موفقيت انجام شد" ظاهر مي گرددو دكمه " چاپ گواهي مرغوبيت " ظاهر مي شود و با كليك بر روي آن صفحه گواهي صادر مي گردد كه به ازاي هر قطعه دو گواهي آماده چاپ مي باشد. (مطابق شكل)

 

 

 

 

 


ب – كارتابل محموله هاي تاييد شده  :

چنانچه بازرس بخواهد به ليست محموله هاي تاييد شده و داراي گواهي مرغوبيت دسترسي داشته باشد و آنها را مشاهده نمايد و يا مجددا از گواهي مرغوبيت آن محموله چاپ تهيه كند مي تواند در كارتابل صدور گواهي مرغوبيت از فيلتر  " تاييد شده " استفاده نمايد . كه در آنصورت آيكن چاپ گواهي ظاهر مي گردد . (مطابق شكل)

 

 

                       

با كليك بر روي آيكن چاپ صدور گواهي برگه گواهي مرغوبيت ظاهر مي گردد و بازرس مجددا مي تواند آن را چاپ كند.

 

 

 

 

 


                                         

4-  معرفي سيستم به صورت كلي

 

سیستم  مكانيزه  "اطلاعیه ارسال محموله"  توسط سازنده

سیستم اطلاعیه ارسال محموله،  یک سیستم تحت وب است که سازنده از طريق اينترنت يا اينترانت به آن وارد شده و  محموله های ارسالی خود را بر اساس مانده سفارش خود  به تفكيك مشتريان و انبارهاي سازه گستر اعلام نموده و پس از دريافت تاييده و باركد اختصاصي نسبت به حمل كالا اقدام مي نمايد. از طرف ديگر مبادي دريافت كالا محموله ارسالي را به وسيله دستگاه باركد خوان شناسايي و اطلاعات موجود  در سيستم را تاييد مينمايد.

اين سيستم جزء سيستمهاي استراتژيك بوده و بين شش سيستم موجود ديگر ايجاد يكپارچگي  ميكند (سيستمهاي سفارشات، ، مديريت پالت، بسته بندي، بازرسي، مجوز ارفاقي و دريافت كالا)

 

فرايند موجود ارسال محموله:

1.       سازنده از طريق اينترانت سفارش خود را مشاهده ميكند

2.       هنگام ارسال محموله،  فرم مشخصات کالای سازنده به صورت دستي بر اساس سفارش تكميل ميگردد

3.    سازنده اغلب به صورت تلفني به بازرس مربوطه جهت انجام عمليات بازرسي كيفي اطلاع ميدهد و يا بازرس مقيم از آماده بودن محموله مطلع ميگردد

4.       بازرس پس از بازرسي، اطلاعات فرم گواهي مرغوبيت را به صورت دستي تكميل كرده و در سيستم ثبت ميكند

5.       گواهي مرغوبيت تكميل شده ممهور به مهر بازرس، تحويل سازنده ميگردد

6.       اظهار نامه پالت توسط سازنده تكميل ميشود

7.       سازنده محموله را به همراه فرم مشخصات كالاي سازنده و فرم گواهي مرغوبيت به محل تحويل ارسال مي نمايد

8.    دريافت كالاي سازه گستر، اطلاعات محموله (محل تحويل، نوع محموله، كد سازنده، كد كالا، تعداد، گواهي مرغوبيت) را در سيستم ثبت ميكند

9.       دريافت شماره رسيد از سيستم و ثبت دستي آن روي فرم مشخصات كالاي سازنده

 

 

انگيزه طراحي سيستم  جديد "اطلاعيه ارسال محموله"  (مشکلات روش متداول):

1.       تکمیل فرم مشخصات کالای سازنده به صورت دستی و اغلب نا خوانا و با اشتباه در ثبت اطلاعات

2.       عدم اطلاع از محوله های در راه تا هنگام ورود به مبادي دريافت كالا و ثبت در سیستم

3.    زمان طولاني جهت شناسايي و ثبت  اطلاعات محموله هاي ارسالی در سیستم که موجب ازدحام و ايجاد صف در دریافت کالا می گردد.

4.    مشکلات مربوط به اطلاعات ارسال محموله، بسيار دير و تنها در زمان ورود محموله به مبادي دريافت كالا شناسايي ميشوند (مانند عدم سفارشگذاري مكفي). رفع اينگونه مشكلات مشكلات با اتلاف وقت، انرژي و  دوباره كاري توام است.

 

فرايند جديد ارسال محموله با استفاده از سيستم "اطلاعيه ارسال محموله":

1.       ورود سازنده به سیستم "اطلاعیه ارسال محموله" از طريق اينترنت يا اينترانت شركت سازه گستر سایپا

2.       انتخاب مقصد ارسال محموله بر حسب مشتری یا انبار سازه گستر

3.       بر اساس مانده سفارش قابل ارسال و ضرائب بسته بندی و پالت، مجوز ارسال محموله آزاد ميگردد.

4.    سازنده اطلاعات مربوط به محموله و وسيله حمل را در سيستم ثبت ميكند(تعداد قطعه و پالت، نوع پالت، شماره بارنامه، تاريخ ارسال محموله، نوع وسيله حمل، شماره خودرو، نام راننده و ...)

5.       بازرس كيفي در کارتابل خود اطلاعیه های حمل سازندگان مرتبط را مشاهده می نماید.

6.       بازرس در محل سازنده حاضر شده و پس از بازرسی محموله، نتايج را در سيستم ثبت مينمايد.

7.       بر اساس تائید بازرس،  شماره گواهی مرغوبیت محموله صادر می گردد.

8.       سازنده پس از تائید بازرس، امکان پرینت فرم "اطلاعيه ارسال محموله" را می یابد.

9.       سازنده پرینت اين فرم را ممهور به مهر بازرس (جهت حفظ مسئوليت بازرس) به همراه محموله ارسال می نماید.

10.   دریافت کالا با استفاده از دستگاه بارکد خوان، اطلاعات موجود در سيستم را فراخوانده و  محموله را رسید می كند.

11.  شماره رسید موقت و تاریخ رسید موقت روي فرم "اطلاعيه ارسال محموله" به عنوان رسید سازنده، با استفاده از پرينتر مخصوص ثبت ميگردد. (همانند رسید بانکها)

 

مزایای فرايند و سيستم جدید :

 

1.    ايجاد يكپارچگي و اتصال سيستمهاي سفارشات، ، مديريت پالت، بسته بندي، بازرسي، مجوز ارفاقي و دريافت كالا به يكديگر

2.    اطلاع از محموله در راه از زمان ارسال توسط سازنده و قبل از دريافت فيزيكي آن و امكان انجام تمهيدات لازم جهت ورود و انبار كالا در مبادي دريافت كالا و انبارها

3.    انجام کنترلهای لازم بر روی محموله ارسالی قبل از ارسال (کنترل بازرسی، بسته بندی و پالت ، مانده سفارش و ...) و جلوگيري از اتلاف ها و دوباره كاري ها 

4.       اظهارنامه پالت به صورت اتوماتيك بر اساس اطلاعات تكميل شده فرم  "اطلاعيه ارسال محموله" صادر ميگردد

5.       سرعت عمل در دریافت محموله در محل دریافت کالا و انبار از طريق حذف عمليات ثبت اطلاعات (خواندن باركد)

6.    امکان ایجاد برچسب به تفکیک پالتهای ارسالی و جعبه ها (به منظور شناسائی و ردیابی)  شامل نوع قطعه ، تعداد در بسته و ...

7.       امكان برنامه ریزی دقیق زماني و مقداري كالاي قابل حمل توسط سازه گستر و سازنده  و افزايش سرعت در تامين قطعات

8.       برقراری ارتباط سيستماتيك بین سازنده و بازرس و افزايش سرعت و دقت در صدور گواهي مرغوبيت

9.    امکان ادامه فعالیت دریافت کالا در صورت بروز هرگونه قطعي ارتباط با سيستم جامع  (از آنجا كه شماره سيستم اطلاعيه ارسال محموله به عنوان شماره رسيد موقت در سيستم هاي مشتريان نيز ثبت ميشود، امكان انتقال بعدي آن به سيستم جامع سازه گستر وجود دارد)